Übergabeprotokoll Muster: Vorlage zum Kopieren und was rein muss

Ein Übergabeprotokoll hält den Zustand einer Wohnung beim Ein- oder Auszug schriftlich fest: Räume, Mängel, Zählerstände und Schlüssel. Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber ein wichtiges Beweismittel, wenn später über Schäden oder Abzüge von der Kaution gestritten wird. Unterschreiben es Mieter und Vermieter, gilt es für beide als Grundlage. Weiter unten findest du ein Muster zum Kopieren, das du ausdrucken und bei der Übergabe ausfüllen kannst.

Was gehört in ein Übergabeprotokoll?

Ein vollständiges Übergabeprotokoll enthält diese Angaben. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine davon, aber je vollständiger das Protokoll ist, desto mehr taugt es im Streitfall als Beweis.

• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Namen und Adressen von Mieter und Vermieter, gegebenenfalls von Zeugen
• Genaue Adresse der Wohnung mit Stockwerk und Lage
• Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Heizung, jeweils mit Zählernummer
• Zustand aller Räume: Wände, Böden, Decken, Fenster, Türen, Sanitär und Küche
• Mängel mit genauer Beschreibung und Verweis auf Fotos
• Schlüssel: Anzahl und Art aller übergebenen Schlüssel
• Unterschriften beider Parteien mit Datum

Vergiss die Zählerstände nicht, sie sind für die Nebenkostenabrechnung wichtig. Notiere neben dem Stand auch die Zählernummer und fotografiere jeden Zähler vor Ort.

Übergabeprotokoll Muster zum Kopieren

Dieses Muster kannst du kopieren, in ein Textprogramm einfügen, an deine Wohnung anpassen und ausdrucken. Mach zwei Exemplare, damit Mieter und Vermieter jeweils ein unterschriebenes Original bekommen.

Wichtig: Dass ein Mangel im Protokoll steht, heißt noch nicht, dass du ihn verursacht hast oder dafür zahlen musst. Unterschreibe Reparatur- oder Kostenübernahmen nur, wenn du sie wirklich vereinbaren willst. Seid ihr euch nicht einig, schreibt beide Auffassungen ins Protokoll.

ÜBERGABEPROTOKOLL – Einzug / Auszug (Zutreffendes ankreuzen)

Datum und Uhrzeit: ____________________
Wohnung (Adresse, Stockwerk, Lage): ____________________
Vermieter (Name, Anschrift): ____________________
Mieter (Name, Anschrift, neue Anschrift bei Auszug): ____________________
Anwesende / Zeugen: ____________________

1. ZÄHLERSTÄNDE
Strom   – Zählernummer: ________  Stand: ________
Gas     – Zählernummer: ________  Stand: ________
Wasser  – Zählernummer: ________  Stand: ________
Heizung – Zählernummer: ________  Stand: ________

2. RÄUME (je Raum: Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen, Steckdosen, Heizkörper)
Raum: ____________  Zustand: in Ordnung / Mängel: ____________________
Raum: ____________  Zustand: in Ordnung / Mängel: ____________________
Raum: ____________  Zustand: in Ordnung / Mängel: ____________________
Küche (Geräte, Spüle, Arbeitsplatte): ____________________
Bad / WC (Armaturen, Fliesen, Fugen): ____________________
Keller / Balkon / Dachboden: ____________________

3. MÄNGEL
Nr. | Raum | Beschreibung (Art, Größe, Lage) | Foto-Nr. | Anmerkung / abweichende Auffassung
1   |      |                                  |          |
2   |      |                                  |          |

4. SCHLÜSSEL
Wohnungsschlüssel: ___ Stück   Haustür: ___ Stück
Briefkasten: ___ Stück   Keller: ___ Stück   Sonstige: ________

5. SONSTIGE VEREINBARUNGEN
____________________________________________

Ort, Datum: ____________________
Unterschrift Vermieter: ____________________
Unterschrift Mieter: ____________________

Schäden richtig dokumentieren: so gehst du vor

Die Mängelliste ist der wichtigste Teil des Protokolls. Pauschale Formulierungen wie „leichte Gebrauchsspuren“ helfen im Streitfall kaum. Beschreibe jeden Mangel nach diesem Schema:

1. Raum und Stelle benennen (z. B. „Schlafzimmer, Nordwand“)
2. Art und Größe des Schadens beschreiben (z. B. „Riss im Putz, ca. 15 cm, waagerecht“)
3. Foto machen, am besten mit Datum, und die Foto-Nummer im Protokoll vermerken
4. Vereinbarungen nur bewusst festhalten: Soll jemand den Mangel beheben, schreib es nur hinein, wenn beide das wirklich vereinbaren wollen. Normale Abnutzung muss der Mieter nicht ersetzen (§ 538 BGB).

Mehr Details dazu findest du im Ratgeber Mängel bei der Wohnungsübergabe richtig protokollieren.

Warum das Protokoll beim Einzug so wichtig ist

Verlangt der Vermieter beim Auszug Schadensersatz, muss er grundsätzlich beweisen, dass eine Beschädigung über die normale Abnutzung hinaus während der Mietzeit entstanden ist und aus dem Verantwortungsbereich des Mieters stammt. Gelingt ihm das, muss der Mieter beweisen, dass er den Schaden nicht zu vertreten hat. Ohne Einzugsprotokoll kann der Nachweis des ursprünglichen Zustands für beide Seiten schwieriger werden. Fotos und Zeugen helfen auch dann, ein gemeinsam unterschriebenes Einzugsprotokoll mit zugeordneten Fotos macht es aber deutlich einfacher.

Beim Auszug gilt: Hält ein von beiden unterschriebenes Protokoll den Zustand abschließend fest, kann der Vermieter Ansprüche wegen erkennbarer Schäden, die nicht darin stehen, unter Umständen gar nicht mehr geltend machen. Entscheidend sind der genaue Wortlaut und mögliche Vorbehalte. Für Schäden, die bei der Übergabe nicht erkennbar waren, kann das anders aussehen.

Wichtig ist außerdem die kurze Frist: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren grundsätzlich sechs Monate, nachdem er die Wohnung zurückerhalten hat (§ 548 BGB). Maßgeblich ist der tatsächliche Rückerhalt, nicht das Vertragsende. Verhandlungen oder gerichtliche Schritte können die Frist verlängern. Und: Auch mit verjährten Schadensersatzforderungen darf der Vermieter unter Umständen noch gegen die Barkaution aufrechnen.

Übergabeprotokoll als PDF oder digital: das musst du wissen

Für das Übergabeprotokoll ist keine bestimmte Form vorgeschrieben, es kann auch digital erstellt werden. Wichtig ist, dass beide Seiten dieselbe Endfassung samt Fotos erhalten und dauerhaft speichern.

• Ausdruck mit Unterschriften, danach Scan als PDF: einfach, und jede Seite hat ein unterschriebenes Original
• Protokoll per App oder Tablet mit Unterschrift auf dem Display: praktisch, wenn beide Seiten sofort eine Kopie erhalten. Eine Unterschrift auf dem Display ist aber keine qualifizierte elektronische Signatur, die besondere Beweisregeln auslöst.
• Nur Fotos oder ein unterschriftsloses PDF: nicht wertlos, zeigt aber für sich allein nicht, dass die andere Seite den Zustand anerkannt hat. Hilfreich ist eine nachweisbare Zustimmung, etwa per E-Mail.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Diese Fehler solltest du bei der Übergabe vermeiden:

• Nur eine Partei unterschreibt: Dann fehlt die gegenseitige Anerkennung. Verweigert jemand die Unterschrift, vermerke das und nimm einen Zeugen hinzu.
• Keine Zählernummern notiert: Ohne Zählernummer ist der Stand nicht eindeutig zuzuordnen.
• Zu pauschale Schadensbeschreibungen: „Schäden vorhanden“ reicht nicht, beschreibe Art, Größe und Lage.
• Keine Fotos: Fotos ersetzen das Protokoll nicht, sind aber eine wichtige Ergänzung.
• Kein Exemplar für den Mieter: Beide Seiten sollten ein unterschriebenes Exemplar erhalten.

Was du vor der Übergabe alles erledigen solltest, steht in unserer Checkliste für die Wohnungsübergabe. Wie es danach mit der Kaution weitergeht, erklärt der Artikel Was darf der Vermieter von der Kaution einbehalten?

Fazit: So sicherst du dich ab

Ein sorgfältiges Übergabeprotokoll kostet bei der Übergabe etwas Zeit und erspart dir im Streitfall viel Ärger. Nutze eine Vorlage wie das Muster oben, dokumentiere jeden Raum mit Fotos, notiere alle Zählerstände mit Zählernummer und lass das Protokoll von beiden Seiten unterschreiben, beim Einzug genauso wie beim Auszug. Steht dir der Umzug noch bevor, kannst du die Kosten vorab mit unserem Umzugskostenrechner abschätzen.

Häufige Fragen

Ist ein Übergabeprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, in Deutschland ist das Übergabeprotokoll nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es ist aber ein wichtiges Beweismittel, wenn später über Schäden oder Abzüge von der Kaution gestritten wird.

Wo bekomme ich ein Muster für ein Übergabeprotokoll?

Oben in diesem Artikel findest du ein Muster zum Kopieren. Füge es in ein Textprogramm ein, passe Räume und Zähler an deine Wohnung an und drucke es zweimal aus.

Muss der Mieter das Übergabeprotokoll unterschreiben?

Er muss nicht, beide Seiten sollten aber unterschreiben. Verweigert eine Seite die Unterschrift, vermerke das im Protokoll und ziehe einen Zeugen hinzu.

Was tun, wenn der Vermieter kein Übergabeprotokoll möchte?

Erstelle trotzdem ein eigenes Protokoll, fotografiere alle Räume und Zähler und nimm am besten einen Zeugen mit. Schick dem Vermieter eine Kopie, zum Beispiel per Einschreiben.

Wie lange sollte man das Übergabeprotokoll aufbewahren?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Bewahre das Einzugsprotokoll während der ganzen Mietzeit auf und beide Protokolle danach so lange, bis Kaution, letzte Nebenkostenabrechnung und alle Streitpunkte erledigt sind. Als Orientierung dient die regelmäßige Verjährung von drei Jahren, die erst zum Jahresende beginnt.

Was passiert, wenn im Protokoll Schäden fehlen?

Hält ein unterschriebenes Auszugsprotokoll den Zustand abschließend fest, kann der Vermieter Ansprüche wegen nicht aufgeführter erkennbarer Schäden unter Umständen nicht mehr geltend machen. Für versteckte Mängel, die bei der Übergabe nicht erkennbar waren, gilt das nicht unbedingt.